Algemene voorwaarden – Ivy Office Hilversum B.V.

Versie 2026.1
Laatst bijgewerkt: 2026

1. Definities

Ivy Office
Ivy Office Hilversum B.V., gevestigd te Hilversum, KvK 83479244.

Klant
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Ivy Office.

Consument
De Klant die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.

Member
Een Klant met een actief coworking membership bij Ivy Office.

Diensten
Alle door Ivy Office aangeboden diensten, waaronder coworking memberships, day passes, meeting rooms, events, lockers, virtual office/KvK-adresdiensten, community activiteiten, podcaststudio, verhuur van ruimtes en verkoop van producten.

Tegoed
Een door Ivy Office uitgegeven waarde die kan worden gebruikt voor toekomstige boekingen bij Ivy Office en niet inwisselbaar is voor geld.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten, boekingen en diensten van Ivy Office.

2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

2.3 Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Indien een Consument gebruik maakt van diensten van Ivy Office blijven dwingendrechtelijke consumentenregels van toepassing.

3. Prijzen

3.1 Alle prijzen zijn vermeld in euro en exclusief btw tenzij anders aangegeven.

3.2 Ivy Office behoudt zich het recht voor prijzen te wijzigen, bijvoorbeeld door indexatie of stijgende kosten.

3.3 Prijswijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.

3.4 Indien prijsverhogingen voortkomen uit wet- of regelgeving heeft de Klant geen recht op ontbinding.

4. Betaling en facturatie

4.1 Betaling van diensten vindt vooraf plaats.

4.2 Memberships worden doorgaans rond de 24e van de maand gefactureerd of geïncasseerd.

4.3 Betaling dient uiterlijk vóór de eerste dag van de betreffende maand te zijn ontvangen.

4.4 Ivy Office kan gebruik maken van automatische incasso via Stripe of andere betaalmethoden.

4.5 Mislukte incasso: €17,50 excl. btw per poging.

4.6 Storno: €25 excl. btw.

4.7 Bij te late betaling is wettelijke rente verschuldigd.

4.8 Ivy Office kan bij betalingsachterstand toegang tot diensten opschorten.

4.9 Bij liquidatie, faillissement of surseance van betaling zijn alle openstaande bedragen direct opeisbaar.

4.10 Bij het aangaan van een membership of adresdienst geldt een eenmalige opstartbijdrage van €59 excl. btw.

5. Herroepingsrecht voor consumenten

5.1 Voor overeenkomsten op afstand geldt een wettelijke bedenktijd van 14 dagen voor consumenten.

5.2 Uitzonderingen:

• diensten met een specifieke datum zoals meeting rooms of events

• diensten die op verzoek van de consument al zijn gestart

5.3 Producten kunnen binnen 14 dagen worden geretourneerd mits ongebruikt en in originele verpakking.

6. Annuleren en tegoeden

6.1 Annuleringen verlopen via de bevestigingsmail of rechtstreeks contact met Ivy Office.

6.2 Tegoeden zijn 6 maanden geldig.

6.3 Tegoeden zijn niet inwisselbaar voor geld.

6.4 Ivy Office kan in uitzonderlijke omstandigheden naar redelijkheid een passende oplossing aanbieden.

7. Meeting rooms

7.1 Meeting rooms worden vooraf geboekt en betaald tenzij anders overeengekomen.

7.2 Annulering:

Meer dan 24 uur vooraf → tegoed
Binnen 24 uur → 100% verschuldigd

7.3 Extra kosten voor catering of externe leveranciers worden doorbelast indien deze niet meer kunnen worden geannuleerd.

7.4 Ivy Office is niet verantwoordelijk voor compatibiliteit van apparatuur of adapters.

8. Events

8.1 Events worden vooraf geboekt en betaald.

8.2 Annulering:

Meer dan 48 uur vooraf → tegoed
Binnen 48 uur → geen restitutie

8.3 Niet-restitueerbare externe kosten worden altijd doorbelast.

9. Memberships

9.1 Ivy Office biedt verschillende memberships aan, waaronder:

• Light membership

• Premium membership

• Business membership

9.2 Memberships starten op de 1e of 15e van de maand.

9.3 Indien een membership halverwege de maand start wordt een halve maand gefactureerd.

9.4 Memberships geven recht op een vastgesteld aantal werkdagen per maand zoals vermeld op de website.

9.5 Niet gebruikte dagen of credits vervallen aan het einde van de maand.

9.6 Inbegrepen faciliteiten worden beschreven op de website.

9.7 Ivy Office kan de inhoud van memberships wijzigen.

10. Duur en opzegging

10.1 De standaard opzegtermijn bedraagt 3 kalendermaanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

10.2 Opzeggen kan via:
https://www.ivyoffice.nl/opzeggen

10.3 De opzegtermijn start zodra Ivy Office de opzegging heeft bevestigd.

10.4 Het stopzetten van een incasso geldt niet als opzegging.

10.5 Ivy Office kan toegang weigeren of beëindigen bij betalingsachterstand, schending van huisregels, wangedrag, integriteitsrisico’s of reputatieschade.

11. Gebruik coworking faciliteiten

Het gebruik van Ivy Office betreft het gebruik van flexibele werkplekken en faciliteiten binnen een coworkingconcept.

Dit gebruik kwalificeert niet als huur van kantoorruimte in de zin van artikel 7:230a BW of andere huurbeschermingsbepalingen.

De member verkrijgt uitsluitend een persoonlijk gebruiksrecht voor de faciliteiten van Ivy Office.

Er ontstaat geen recht op een vaste of exclusieve werkplek tenzij dit schriftelijk is overeengekomen.

12. Toegang en openingstijden

12.1 Members hebben toegang tot Ivy Office op de dagen die zij via de app hebben gereserveerd.

12.2 Op deze dagen geldt toegang van 00:00 tot 23:59 uur.

12.3 Reguliere openingstijden zijn doorgaans:

maandag tot vrijdag
09:00 – 17:30

12.4 Ivy Office probeert binnen deze tijden een community host aanwezig te laten zijn, maar kan dit niet garanderen.

12.5 Indien er geen community host aanwezig is dient de member bij vertrek de deur achter zich op slot te doen.

12.6 Informatie over community hosts:
https://www.ivyoffice.nl/community-host

13. Sleutels en toegang

13.1 Iedere member ontvangt een persoonlijke sleutel.

13.2 Voor de sleutel geldt een borg van €350.

13.3 De sleutel is persoonlijk en mag niet worden gekopieerd of aan derden worden gegeven.

13.4 Bij verlies van een sleutel geldt een vervangingsvergoeding van €150, vermeerderd met eventuele kosten voor cilindervervanging.

13.5 De member is verantwoordelijk voor het correct afsluiten van het pand.

13.6 Personen die via een member toegang krijgen vallen onder verantwoordelijkheid van die member.

13.7 Bij beëindiging van het membership moet de sleutel worden ingeleverd.

14. Onderverhuur werkplek

Members mogen hun werkplek tijdelijk onderverhuren in overleg met de community host.

Voorwaarden:

• de onderhuurder is geen bestaande Ivy member

• onderverhuur is niet toegestaan in de eerste 6 maanden van het membership

• onderverhuur kan niet plaatsvinden tijdens kortingsacties

• de oorspronkelijke member blijft verantwoordelijk voor betaling en gedrag

15. Gebruik van de locatie

Members mogen geen personen toegang geven tot de locatie zonder geldige reservering, membership of dagpas.

Iedere bezoeker die via een member toegang krijgt valt onder verantwoordelijkheid van die member.

16. Gedrag en community

Members gedragen zich respectvol tegenover andere members, bezoekers en medewerkers.

Intimidatie, discriminatie of ongepast gedrag wordt niet getolereerd.

Illegale activiteiten zijn verboden.

Ivy Office kan bij overtreding toegang tot de locatie weigeren of beëindigen.

17. IT, wifi en beveiliging

Wifi en IT-voorzieningen worden geleverd op best-effort basis.

Verboden gebruik:

• hacken

• verspreiden van malware

• illegale downloads

• activiteiten die het netwerk verstoren

Ivy Office mag netwerkverkeer blokkeren indien dit nodig is voor veiligheid.

18. Virtual office en KvK-adresdiensten

18.1 De adresdienst is bedoeld voor bedrijven met een KvK-inschrijving.

18.2 Ivy Office kan aanvragen zonder opgaaf van reden weigeren.

18.3 Bij beëindiging moet het adres binnen 1 maand bij de KvK worden gewijzigd.

18.4 Bij niet-tijdige uitschrijving kan een boete gelden van €50 per dag met een maximum van €7.500.

18.5 Misbruik van de adresdienst kan leiden tot directe beëindiging van de overeenkomst.

19. Podcaststudio en mediaproductie

Ivy Office verhuurt ruimtes voor podcastopnames en mediaproductie.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor de inhoud van opnames en naleving van auteursrechten.

20. Beeldmateriaal

Tijdens events en community activiteiten kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.

Ivy Office mag dit beeldmateriaal gebruiken voor marketingdoeleinden.

21. Aansprakelijkheid

Ivy Office is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals gevolgschade of gederfde winst.

Ivy Office is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen.

Voor directe schade is aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende dienst.

22. Opschorting en retentierecht

Ivy Office kan diensten opschorten bij betalingsachterstand.

Ivy Office kan een retentierecht uitoefenen op goederen zolang facturen onbetaald blijven.

23. Klachten

Klachten moeten zo spoedig mogelijk worden gemeld en uiterlijk binnen 1 maand na ontdekking.

24. Overmacht

Ivy Office is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van overmacht, waaronder stroomstoringen, internetstoringen, pandemieën of overheidsmaatregelen.

25. Overdracht en forumkeuze

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Ivy Office gevestigd is.

26. Slotbepalingen

Deze algemene voorwaarden maken onderdeel uit van de overeenkomst tussen Ivy Office en de Klant.

Ivy Office mag deze voorwaarden wijzigen.

De meest actuele versie staat op:
https://www.ivyoffice.nl/algemene-voorwaarden